Kirkkonummen Urheilijat ry jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 23.04.2018

1. Rekisterinpitäjä
   Kirkkonummen Urheilijat ry, y-tunnus 0660378-5
   
   Munkinmäentie 19
   
   02400 Kirkkonummi
2. Rekisteriasioiden vastuuhenkilö ja yhteystiedot
   Seuran puheenjohtaja, hallitus@kirku.fi
3. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
   
   Susanna Huusko, toimisto@kirku.fi
   Munkinmäentie 19
   
   02400 Kirkkonummi
4. Rekisterin nimi:
   Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
   Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Kirkkonummen Urheilijat ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
   
   • ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.
   
   Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. ohjaaja, valmentaja) osalta Kirkkonummen Urheilijat ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Kirkkonummen Urheilijat ry:n oikeutettuun etuun ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Kirkkonummen Urheilijat ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen ja laskutus.

1. Rekisterin tietosisältö
   Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
   
   • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotiosoite yhteydenpitoa varten • syntymäaika ja sukupuoli tilastointia varten • Alaikäisen jäsenen osalta o Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen o Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) • Valokuva (vapaaehtoinen) • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot
   
   Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
   
   • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) • Laskuihin liittyvät tiedot • Valokuva (vapaaehtoinen) • Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
   
   Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
   
   • nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
2. Säännönmukaiset tietolähteet
   Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Kirkkonummen Urheilijat ry:lle.
3. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
   Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
   
   Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
4. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
   Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
   
   Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
   
   • Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään työsuhteen ajan • Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään jäsenyyden ajan • Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
   myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot on varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
5. Rekisteröidyn oikeudet
   Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
   
   Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 3 mainitulle yhteyshenkilölle.
   
   Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle